행사를 계획할 때는 어린이를 포함한 다양하고 믿음직한 가족 구성원들을 참여시키고, 가족 모임의 각 부분을 개별적으로 처리할 위원회를 구성하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 행사가 최대한 원활하게 진행될 수 있습니다. 주요 위원회로는 재정 위원회(경비 관리), 접대 위원회(행사 당일 모든 사람을 환영), 여행 위원회(행사 장소 선정 및 항공편과 호텔 예약), 음식 위원회(케이터링 및/또는 팟럭 파티 준비), 기념품 및 경품 위원회(가족 모임 티셔츠 및 기타 기념품 제작), 엔터테인먼트 위원회(모든 연령대가 즐길 수 있는 게임 제공), 미디어 위원회(특별한 날을 기념하기 위한 영상 및 카메라 준비), 커뮤니케이션 위원회(메일링 리스트 작성 및 가족들에게 시간과 장소 안내) 등이 있습니다.
재정 위원회는 아마도 가장 중요할 것입니다. 다른 위원회들 각각이 담당할 예산을 알아야 하기 때문입니다. 가족 중 재정 관리 및 예산 배정 경험이 있는 사람을 신뢰하여 이 위원회를 이끌어 주시기 바랍니다.
환대 위원회는 가족 모임 당일 가족 구성원 각자가 환영받고 특별한 기분을 느낄 수 있도록 하는 역할을 담당합니다. 물론 가족 중 가장 친절하고 사교적인 분들은 이러한 특별한 책임을 기꺼이 맡을 것입니다. ‘환영사’로 하루를 시작하며, 가족 중 훌륭한 연설가가 직접 연설해야 합니다.
여행 위원회는 상봉 장소를 확정하고 가족들이 쉽게 방문할 수 있도록 하는 역할을 합니다. 행사장, 공원 등 장소 예약은 물론 항공편, 호텔, 기타 교통수단 예약도 이 위원회의 주요 업무입니다.
음식 위원회는 행사가 팟럭(pot-luck), 집밥, 또는 케이터링으로 진행될지 결정해야 합니다. 가장 인기 있는 가족 모임은 바비큐로, 핫도그나 햄버거처럼 간단한 메뉴부터 바비큐 치킨, 브라트부르스트, 케밥까지 포함될 수 있습니다. 예산이 허락한다면 케이터링 행사는 온 가족이 맛있는 음식을 즐길 수 있을 뿐만 아니라 스트레스를 해소하는 데에도 도움이 될 수 있습니다.
기념품 및 상품 위원회는 가족 모임 티셔츠, 열쇠고리, 모자 등 가족들에게 이 멋진 행사를 오랫동안 기억하게 해 줄 재미있는 기념품을 만들고 정리하는 즐거움을 선사할 것입니다. 직접 티셔츠를 만들거나 맞춤 제작 티셔츠를 제작할 수도 있습니다. 가족 모임 티셔츠는 행사 당일에 함께하는 즐거움을 선사하고, 즐거운 하루를 소중히 간직할 수 있는 재미있는 방법입니다.
엔터테인먼트 위원회는 어른과 아이 모두를 위한 즐거운 시간을 준비해 드립니다. 모든 연령대를 위한 게임과 활동은 물론, 광대, 마술사 등 어린이를 위한 특별 엔터테인먼트를 기획하거나 장난감과 책을 제공해 드립니다. 모든 연령대가 즐길 수 있는 크로케, 보물찾기, 타임캡슐 등 재미있는 게임과 액티비티도 준비되어 있습니다.