역량 컨설팅 기사 시리즈의 두 번째 부분입니다. 따라서 오늘의 주제는 컨설팅에서 추구하는 역량과 컨설팅에서 효과적으로 사용할 수 있는 방법을 이해하는 데 더 깊이 들어갈 것입니다. 첫 번째 게시물에서 고객 문제, 진단 도구 및 컨설턴트가 이러한 활동을 수행하는 데 필요한 역량을 이해하는 데 있어 컨설턴트의 역할을 살펴보았지만 오늘은 커뮤니케이션이 고객과 상호 작용하고 계약 체결을 돕는 주요 도구로 어떻게 작용하는지 이해하는 데 중점을 둘 것입니다. 컨설팅 거래를 하거나 고객의 전문적인 취향을 얻습니다. 또한 컨설팅 고객과의 의사 소통에 대한 팁과 요령을 이해하기 위해 몇 가지 지침을 제공합니다 생기부컨설팅.
의사소통이 왜 중요한가요?
내가 알지!! 질문은 간단하고 바보 같습니다. 나는 당신이 생각하는 것을 압니다. 이런… 컨설팅에는 고객과의 대화가 포함됩니다. 그렇다면 왜 의사소통이 중요하지 않을까요? 이제 당신의 마음은 “사물의 이유”로 가득 차 있으므로 커뮤니케이션이 컨설팅에서 중요한 역할을 하는 일부 영역을 이해하는 것이 완벽할 것입니다.
파트 1에 계속해서 프로젝트를 제공하기 전에 컨설팅의 핵심 커뮤니케이션 영역 중 하나는 고객에게 발견한 내용과 제안된 솔루션/권장 사항을 전달하는 것입니다. 배송은 이 커뮤니케이션의 산물입니다. 따라서 조사 결과를 클라이언트에게 정확하게 전달하고 컨설팅 계약을 다음 단계로 진행하기 위해서는 커뮤니케이션이 매우 중요합니다.
고객과의 실제 커뮤니케이션에 앞서 고객과의 커뮤니케이션 목적을 정확히 설정하는 것이 중요합니다. 이유를 생각하고 있다면 하지 마십시오. 고객의 시간은 항상 귀하의 시간보다 더 중요합니다. 소통이라고 하면 가장 먼저 떠오르는 것이 대화입니다. 컨설팅에서 의사소통 = 듣기 + 말하기라는 점을 다시 한 번 말씀드립니다.
고객과 의사소통을 하는 동안 마음을 간결하게 말하는 것이 중요하지만 공유하는 내용에 대해 극도로 주의해야 합니다. 간단하게 들리지만 컨설팅이나 다른 삶의 방식에서 가장 어려운 부분 중 하나라고 생각합니다. 당신의 마음을 말하고 당신이 말하고 싶은 것을 정확하게 말하는 것은 예술입니다. 덤불 주위를 때리지 마십시오. 주제에서 벗어나지 않고 마음 속에 있는 것을 정확하게 말하십시오. 시도해보고 성공하면 알려주세요.
고객과 의사소통하는 동안 염두에 두어야 할 몇 가지 빠른 지침 –
a) 주요 청중 또는 이해 관계자 식별 – 컨설팅에서 더 자주 많은 사람들을 상대하므로 컨설턴트가 누가 무엇을 하는지 추적하는 것이 실질적으로 어려워집니다. 따라서 주요 컨설팅 이해 관계자와의 커뮤니케이션을 계획하는 것이 중요합니다. 한 학파는 부족한 의사소통보다 과잉 의사소통이 항상 좋다는 생각을 가지고 있습니다.
내 생각의 컨설팅 학교는 간단합니다. 과도하게 의사 소통하고 고객의 시간을 불필요하게 흡수하면 고객은 귀하의 역할에 어떤 부가 가치도 인식하지 못할 것입니다. 고객에게 질문을 하기 전에 현지에서 사용 가능한 모든 리소스를 소진하십시오.
여러 이해 관계자와 상호 작용할 때 모든 사람이 공유하는 모든 정보를 원하는 것은 아니라는 점을 아는 것이 중요합니다. 이해관계자가 누구인지, 무엇이 필요한지, 정보가 어떻게 도움이 되는지 파악하세요. 이것은 컨설팅 산업에서 훌륭한 커뮤니케이터가 되는 열쇠가 될 수 있습니다. 선택한 대상 그룹에게 중요한 것을 독점적으로 공유하면 컨설팅에서 신뢰를 구축하는 데 도움이 됩니다.
b) 명확한 의제 설정 – 고객과 의사소통하기 전에 의제를 설정하는 것은 컨설팅에서 항상 효과적인 것으로 입증되었습니다. 이를 통해 클라이언트는 귀하가 비즈니스를 의미한다는 것을 이해하고 귀하가 클라이언트의 시간을 소중하게 여긴다는 사실을 높이 평가합니다. 명확한 의제를 설정하고 이를 고수하면 이해 관계자로부터 필요한 모든 정보를 얻을 수 있습니다.
I’m sure most of you are thinking about the times when you were interacting with the consulting client and the conversations always tends to move away from the topic or the agenda. It is practically impossible to always stay on track during conversations. But as a consultant, it is vital to ensure that you bring the stakeholders back into the primary agenda and conversation when they derail
c) Define time, place and mode of communication prior to event – I have noticed from my experience in consulting that good professional consultants always tend to book a meeting room in advance to meet up with their consulting clients. I find it exceptionally hard to find meeting rooms in my client’s office, but if you can manage it, try to have a meeting room blocked always for all client meetings
All of us in consulting would know that it is exceptionally hard to get a client’s time for the simple reason that they have a full-time job to do and yet make time for us as consultants to support the project. So ensure you block your client’s calendar ahead of time in anticipation of meetings. I’m sure this proactive approach would be well perceived by your consulting client. Worst case, you could cancel them and help free time for the client. Ensure you don’t over do this and block your client’s calendar completely. That would not make you a smart consultant.
It is also imperative that you as a consultant clearly defines time and place of meetings. Remember there couldn’t be a greater embarrassment, if your client shows up first for your meeting and you are late. It could turn to an escalation if he/she is a nasty client.
d) Documentation – Once in the meeting room, ensure that you document your conversations with your client. While it is fascinating to think you client trusts you 100% and you trust your client 200%, most of the scope creeps and project management issues come up for lack of documentation. If you have trouble documenting notes while talking to your client, ensure you leverage technology for it. Microsoft One Note could be a potential savior in consulting. Microsoft One note has an option of recording conversation if you have a good mic in place. Either this or using a recording device would help.
If you are a fan of Microsoft Office Communicator (popularly called “OC”), it would help to change your setting to save conversations in your email conversation folder for future reference and notes.
Note– While I recommend recording as a tool, please note that you need your client and stakeholder’s permission prior to doing this. Do ensure you take explicit permissions to record your conversations with your client and use them exclusively only for documentation purpose and nothing else. And of course, try not to blame me if your client doesn’t take this recording idea very well
e) Provide for multiple modes of communication – It is most recommended to have face to face meetings with your stakeholders. But more often even if your client and stakeholders wish to meet in person they may be constrained. So, it would help for you to keep multiple modes of communication open for the client. For instance, if you have a face to face meeting set up with stakeholders and there are multiple participants, it may not be wise to assume everyone can make it for a face to face interview even if they accepted your meeting invite. So it would advisable to always open a phone bridge for remote participants or participants who cannot make it to the meeting.
With the world, moving towards virtual environment and management and less face to face meeting times, I wonder how we would survive if we did not have phone bridge’s available.
What I have mentioned above are few limited techniques you can use to demonstrate professionalism with your clients. Remember, your client’s perception of your work is everything in the end. Of course I would not dare to say that this list is exclusive. It includes a few items and misses many. These coupled with your strong communication and presentation skills could go a along way in winning your client’s credibility.